Plusieurs solutions sont envisagées vis à vis de la certification à partir de septembre. La petite équipe s’est réunie pour en discuter.

La certification c’est non

Pour résumer, la certification est écartée au profit d’autres solution à plus ou moins long terme. Si cette explication vous suffit, vous pouvez passer directement aux sections suivantes.

Comme indiqué dans un précédent billet à propos des difficultés pour la certification, il y a deux points de friction. Une troisième incertitude s’est rajoutée récemment.

D’un coté l’aspect financier de la certification. Le budget au minimum à 12 000 € TTC pour la certification initiale puis autour de 5 000 € annuels pour les mises à jour, sans récupération de TVA par nos structures. En réalité le budget initial risque plutôt de tourner autour de 15 000 € avec la vente de prestations d’accompagnement annexes.

Nous ne disposons pas d’une telle trésorerie, ce qui impliquerait de mener et terminer une campagne de financement avant septembre pour assurer notre budget. Ce qui a un coût humain conséquent.

Par ailleurs le financement de la certification n’assure pas que Pastèque sera certifié conforme. Le cadre de la certification est très différent de l’attestation par son caractère absolu. La certification ne dépend pas du contexte d’installation et ne semble pas envisager un fonctionnement collaboratif hors contrat hiérarchique. Il n’y a pas à notre connaissance de logiciels libres en cours de certification pour pouvoir s’assurer que tout ce budget ne serait pas tout simplement jeté par la fenêtre dans le cas où certaines contraintes de la certification seraient impossibles à assurer dans le cadre de logiciels libres.

Cette différence de contexte implique des changements techniques plus ou moins lourds et la réalisation de dossiers administratifs. Ce sont encore des coûts humains conséquents pour notre petite équipe.

Tout ceci couplé au délai court ajoute beaucoup d’incertitudes quand à la faisabilité de la certification. S’ajoute à cela, comme indiqué dans le billet sur les délais avant la disparition des attestations individuelles, un possible retour des attestations via la Loi Finance 2025 pour 2026, qui sera normalement établie en décembre pour une application début 2026. Dans ce cas le besoin de certification deviendrait caduque et les 15 000 € initiaux auront servi à couvrir Pastèque pendant quatre mois.

Pour ces raisons, les efforts sont orientés vers les autres solutions.

La caisse comme extension de logiciel comptable

C’est la solution qui nous semble la plus robuste et réaliste. Elle a ses propres contraintes notamment vis-à-vis du mode hors ligne. Mais elle ne change rien à l’usage, seules quelques opérations réalisées automatiquement au moment de l’encaissement changent.

La certification concerne les logiciels qui enregistrent des paiements hors comptabilité [1]. Le fait d’inscrire les tickets directement dans le logiciel de comptabilité au moment de l’encaissement fait sortir la caisse du cadre de la certification. C’est le logiciel de comptabilité qui assurera l’exhaustivité et la non-altérabilité des écritures et ce n’est pas le même cadre légal (et pas notre problème au niveau de la caisse).

La caisse sera une extension du logiciel comptable pour inscrire des écritures à chaque vente, ainsi que le récapitulatif quotidien via la clôture de caisse. Pastèque est alors un logiciel de saisie d’écritures comptables sans que vous le sachiez et non un logiciel de caisse. Le procédé en détail sera décrit dans la documentation.

Cette solution implique un peu de configuration, qui existe déjà, pour associer des numéros de comptes aux articles et au modes de paiement pour l’inscription automatique en comptabilité. Il restera à mettre en place au cas par cas un pont avec les logiciels utilisés pour la comptabilité.

Il existe toutefois plusieurs inconvénients à cette solution. La diversité des logiciels de comptabilité ne permet pas d’assurer une compatibilité dans tous les cas, mais la couverture peut s’améliorer avec le temps. Certains logiciels n’auront d’ailleurs peut être pas de solution pour l’inscription d’écritures automatiquement. L’installation est soumise à approbation de votre expert comptable qui verra un paquet d’écritures définitives inscrites automatiquement. Même si l’objectif est de masquer les écritures de tickets individuels dans un journal dédié et conserver les tickets Z avec un système de consolidation pour ne pas changer les habitudes.

L’inscription automatique et immédiate fait sauter le mode hors ligne. Si Pastèque garde un enregistrement en local le temps que la connexion revienne, le logiciel retombe dans le cadre de la certification pour ce cas d’usage en effectuant un enregistrement de vente extra-comptable.

Ce principe d’enregistrement de chaque ticket avec une consolidation dans l’écriture relative au ticket Z est confirmé comme conforme pour la tenue de la comptabilité. Reste l’implémentation technique qui dépend de chaque logiciel. Cette solution a aussi l’avantage d’être perenne même si le cadre législatif n’est pas assoupli pour un retour aux attestations.

La première caisse numérique pas enregistreuse

Aussi appelée la solution calculette. Cette solution n’en est pas une, il s’agit plutôt d’un contournement utilisable dans certains cas en attendant un éventuel retour des attestations individuelles pour réutiliser la caisse normalement.

Le principe est de transformer la caisse en assistant à la tenue d’une caisse papier. Qui à nouveau fait sortir la caisse du cadre de la certification [2]. Dans le cadre où tous les paiements sont reçus par carte bleue ou chèque, la caisse peut être utilisée normalement. Dans le cas où les paiements peuvent être reçus par d’autres modes de paiements (notamment espèces, monnaies locales ou alternatives), il faudra recourir à un livre de caisse papier pour conserver une comptabilité décente [3].

La tenue d’une caisse papier répond à ses propres règles, mais qui pour résumer est exploitable lorsque les articles coûtent moins de 78 € et avec une quantité d’encaissements ou taille du catalogue limité. C’est à dire pas souvent. La caisse sera constituée de trois éléments : un brouillard de caisse, un livre de caisse et un facturier. Le brouillard permet de noter les ventes au fur et à mesure, le livre de caisse contiendra l’équivalent des tickets Z et le facturier sert à la réalisation de tickets individuels sur demande.

La version de Pastèque calculette dans ce cadre ressemble à l’actuelle, sauf que les fonctions encaissement et impression disparaissent. L’impression peut être remplacée par une bande de caisse qui remplace le brouillard et n’indique que les articles et leurs prix.

En fin de journée, Pastèque calculette est à nouveau utilisé pour reporter tous les éléments du brouillard pour calculer la somme totale et les montants de TVA, pour les recopier dans le livre de caisse. Rien n’est enregistré sur la caisse, ceci n’est pas une caisse, celle-ci n’a pas besoin d’être certifiée.

Si vous vous dites «  mais c’est complètement con  », vous avez raison. Ça l’est, mais c’est légal.

En attendant demain

Tout ceci s’applique principalement pour la période de septembre à janvier. Les questionnements fleurissent au niveau des instances législatives quand au bien fondé de la suppression des attestations. On espère sincèrement que cette remise en cause rétablira un cadre équilibré pour la Loi Finances 2025 pour 2026. Ce qui nous permettrait de reprendre une activité normale.